Une bonne solution de gestion de documents aura des fonctionnalités pour organiser facilement des documents et les retrouvera à nouveau. Ceci est particulièrement important dans une entreprise avec des problèmes de mémoire d'entreprise. Un bon système proposera également une fonction de recherche intelligente pour aider les utilisateurs rapidement et facilement à localiser des documents. Il devrait également être facile à utiliser et à proposer un programme de maintenance complet qui inclut des mises à jour des dernières versions logicielles et des services de support. Les avantages d'un système de gestion de documents approprié dépassent de loin les coûts, le temps et les efforts associés à la gestion manuelle des fichiers.
Contrairement à la plupart des systèmes de gestion de documents, la plupart des gestionnaires de documents ont la possibilité de générer des documents sur un site Web. Ceci est une excellente fonctionnalité car toute personne disposant d'une connexion Internet peut afficher les fichiers. Il peut être utile de partager des documents avec d'autres personnes. La plupart des systèmes de gestion de documents ont également une barre de recherche intégrée. Une fois qu'un utilisateur a recherché un document particulier, ils peuvent ensuite trier par leur nom, la date ou la taille. L'utilisation d'un gestionnaire de documents pour organiser vos documents est facile.
Les principaux avantages de l'utilisation d'un gestionnaire de documents sont nombreux. Il offre une plate-forme robuste pour stocker et maintenir des fichiers, y compris les documents Microsoft Office. De plus, il vous permet d'organiser vos fichiers dans des dossiers pour les rendre plus faciles à trouver. Cet outil vous aide également à créer des raccourcis dans des fichiers fréquemment utilisés. Il garantit également que les membres de l'équipe travaillent sur la dernière version des documents. Ceci, à son tour, améliore l'efficacité et augmente la productivité.